Datenschutzerklärung

Begriffsbestimmungen

Zur besseren Verständlichkeit verwenden wir in dieser Richtlinie bestimmte Begriffe in einem definierten Sinne. Die folgenden Erläuterungen gelten im Kontext unserer Dienstleistungen rund um KI-Implementierung für Geschäftsprozesse.

Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, etwa Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, berufliche Funktionen oder Unternehmenszugehörigkeiten.

Verarbeitung: Jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, einschließlich Erheben, Erfassen, Speichern, Verwenden, Übermitteln, Sperren, Löschen oder Vernichten.

Nutzer: Personen oder Vertreter von Organisationen, die unsere Website besuchen, unsere Beratung in Anspruch nehmen oder unsere KI-Dienstleistungen nutzen.

Service: Alle von KInewWerk angebotenen Produkte und Dienstleistungen zur Integration von KI in Geschäftsprozesse, inklusive Beratung, Implementierung, Hosting von Lösungen und Support.

Cookies: Kleine Textdateien, die auf dem Endgerät der Nutzer gespeichert werden, um Funktionen der Website zu ermöglichen, Nutzereinstellungen zu behalten und statistische Auswertungen zu unterstützen.

Von Nutzern bereitgestellte Daten

Daten, die Sie uns direkt über Formulare, E-Mails oder Verträge übermitteln, verwenden wir zur Kommunikation, Vertragsabwicklung und zur Anpassung unserer Angebote.

• Kontaktinformationen: Vor- und Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer.
• Firmeninformationen: Firmenname, Branche, Funktion, Geschäftsadresse und geschäftliche Identifikationsdaten (z. B. Business ID).
• Kommunikationsinhalte: Nachrichten, Anfragen, Projektspezifikationen und vereinbarte Leistungsbeschreibungen.
• Zahlungs- und Abrechnungsdaten: Rechnungsadresse, Zahlungsinformationen im Rahmen der Vertragsabwicklung (sofern erforderlich durch z. B. Zahlungsanbieter).
• Nutzungsdaten für Services: Projektbezogene Konfigurationsdaten, Trainingsdaten für KI-Modelle, soweit Sie diese bereitstellen.
• Einwilligungen und Präferenzen: Von Ihnen erteilte Einwilligungen, Marketingpräferenzen und Opt-in/Opt-out-Auswahl.

Daten von Drittanbietern

In einigen Fällen erhalten wir personenbezogene Daten von Drittanbietern, etwa Integrationspartnern, Business-Plattformen oder öffentlichen Verzeichnissen. Solche Daten nutzen wir nur, wenn die Rechtsgrundlage dies erlaubt und wir die Qualität der Informationen prüfen.

• Integrationen und CRM-Systeme Ihrer Organisation, wenn Sie uns Zugriff für Implementierungen gewähren.
• Dienstleister und Auftragnehmer, die bei Hosting, Wartung und Abrechnung unterstützen.
• Öffentlich verfügbare Quellen und Branchendaten zur Validierung von Firmeninformationen.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir stützen die Verarbeitung personenbezogener Daten auf die jeweils einschlägigen gesetzlichen Grundlagen. Je nach Zweck wenden wir unterschiedliche Rechtsgrundlagen an.

• Erforderlichkeit zur Vertragserfüllung: Verarbeitung zur Erbringung vertraglich vereinbarter Leistungen.
• Einwilligung: Verarbeitung auf Grundlage Ihrer vorherigen Zustimmung (z. B. für Marketing oder bestimmte Cookies).
• Berechtigte Interessen: Verarbeitung für die Wahrung unserer berechtigten Interessen, wie IT-Sicherheit, Qualitätsverbesserung und Direktkommunikation mit Geschäftskontakten, sofern Ihre Interessen nicht überwiegen.
• Rechtliche Verpflichtungen: Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, z. B. steuer- und Geschaeft Aufbewahrungspflichten.

Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Erfüllung unserer Leistungen erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Wir wählen Partner sorgfältig aus und schließen geeignete Vereinbarungen zum Schutz der Daten ab.

• Dienstleister für Hosting, Betrieb und technische Wartung von IT-Systemen.
• Zahlungsdienstleister im Rahmen der Abwicklung von Zahlungen.
• Externe Berater und Subunternehmer, die im Auftrag Projektleistungen erbringen.
• Analyse- und Marketingdienstleister, sofern Sie hierfür eingewilligt haben.
• Behörden und öffentliche Stellen im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen.
• Unternehmensinterne Abteilungen wie Buchhaltung oder Projektmanagement zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses.

Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder wie gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorsehen. Danach werden Daten gelöscht oder anonymisiert.

Kundendaten und Vertragsunterlagen werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung und danach für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (z. B. Geschaeft- und steuerrechtlich) gespeichert, in der Regel bis zu 10 Jahre, soweit anwendbar.

Kommunikationsdaten (E-Mails, Supportanfragen) werden solange aufbewahrt, wie es für die Bearbeitung, Dokumentation oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist, anschließend gelöscht oder anonymisiert.

System- und Sicherheitslogs werden für begrenzte Zeiträume zum Zweck der Fehlersuche, Sicherheitsanalyse und zur Einhaltung regulatorischer Anforderungen aufbewahrt, in der Regel zwischen 6 Monaten und 2 Jahren, abhängig vom Zweck.

Löschung: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden personenbezogene Daten gelöscht oder irreversibel anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben je nach Rechtslage verschiedene Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an die untenstehenden Kontaktinformationen wenden. Wir prüfen Anfragen sorgfältig und reagieren innerhalb angemessener Frist.

• Recht auf Auskunft: Erfragen Sie, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.
• Recht auf Berichtigung: Lassen Sie unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen.
• Recht auf Löschung: Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Fordern Sie gegebenenfalls die Einschränkung der Nutzung Ihrer Daten.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Fordern Sie die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen Format an.
• Widerspruchsrecht: Widersprechen Sie der Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen oder für Direktmarketingzwecke.
• Widerruf der Einwilligung: Widerrufen Sie erteilte Einwilligungen für Verarbeitungsvorgänge, die darauf beruhen.
• Beschwerderecht: Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen, falls Sie Verstöße gegen Datenschutzvorschriften vermuten.

Marketing-Kommunikation

KInewWerk nutzt Ihre Kontaktdaten, mit Ihrer Zustimmung, um relevante Informationen zu Produkten, Dienstleistungen und Veranstaltungen zu senden. Inhalte sind auf geschäftliche Optimierung und konkrete Nutzenpotenziale ausgerichtet. Jede Nachricht enthält Hinweise zur Abbestellung.

Sie können Marketing-Nachrichten jederzeit abbestellen, z. B. über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per schriftliche Mitteilung an die in den Kontaktangaben genannten Adressen. Die Abmeldung wird innerhalb von 7 Werktagen umgesetzt.

Links zu Drittanbietern

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